די קייט פון קאַסעס. דער סדר פון פאָרמירונג

אַלע דאקומענטן נאָך זייער דורכפירונג מוזן זיין גרופּט אין די קאַסטן. דער טערמין "געזעלשאַפֿט" אין לויט מיט גאָסט 51,141-98 איז צו זיין פֿאַרשטאַנען אַ איין דאָקומענט אָדער סכום פון דאקומענטן, וואָס פאַרבינדן צו אַ באַזונדער ריכטונג פון דער אָרגאַניזאַציע און געשטעלט אין אַ טעקע אונטער באַזונדער דעקן. ווארים די ריכטיק פאָרמירונג, סטאָרידזש און רעקאָרדינג פון קאַסעס אין יעדער אָרגאַניזאַציע מוזן אַניואַלי (גענומען אין חשבון די ענדערונגען אין די פונדרויסנדיק און ינערלעך סוויווע) קאָמפּאָנענט נאָמענקלאַטורע ענינים, וואָס איז יקערדיק פֿאַר אַ שנעל זוכן פון דאקומענטן.

ווען מאָלדינג די ענינים פון קיין וניץ זאָל זיין גיידיד דורך די רעקווירעמענץ פון די וניפיעד שטאַט סיסטעם פון רעקאָרד בעכעסקעם. די הויפּט פּראַוויזשאַנז זענען שטעלן אויס אין גאָסט 51,141-98, דער הויפּט דאקומענטן פון די אַרטשיוועס דעפּאַרטמענט פון די רוסישע רעגירונג, גיידליינז אַרקייוו ללבער, רשימות פון דאַקיומענטערי מאַטעריאַלס. עס איז ימפּעראַטיוו צו נאָכקומען מיט די ווערטער פון סטאָרידזש פון דאקומענטן און טעקעס. אויב אַן אָרגאַניזאַציע מיט אַ קאָמפּלעקס ביניען און פילע פֿעיִקייטן אין יעדער אָפּטיילונג און אַריבער די אָרגאַניזירונג צולייגן מונדיר פּרינציפּן פון אָרגאַנייזינג דאקומענטן, פאָרמירונג און ינדעקסינג קאַסעס. דעריבער נאָמענקלאַטורע ענינים אָפּטיילונג שטעקן, קוואַליטעט דינסט, קיין אנדערע סטראַקטשעראַל אַפּאַראַט אָדער דער אָרגאַניזאַציע זאָל זיין געגרינדעט גענומען אין חשבון די רעקווירעמענץ פון נאָרמאַטיווע דאָקומענטן.

אין דער ערשטער שריט איז צו ידענטיפיצירן די ישוז און קאַטעגאָריעס פון דאקומענטן, וואָס מוזן אַרייַננעמען די נאָמענקלאַטורע אַפּאַראַט אָדער אָרגאַניזירונג קאַסעס. מיר זאָל גיינ ווייַטער פון דעם דאַרפֿן צו דעקן די גאנצע סומע פון דאַקיומענטיישאַן ווי צו שאַפֿן און באַקומען. ווען איר זען די נייַ שאלות נישט געדעקט דורך די נאָומאַנקלייטשער, עס איז נייטיק צו מאַכן אַדישאַנז. פאָרעם ענינים נאָומאַנקלייטשער זאָל לאָזן בייַצייַטיק דערהייַנטיקן עס. דעריבער, ווען ינדעקסינג ענינים זאָל צושטעלן די מעגלעכקייט פון נייַ ינדעקסיז און ויסשליסן פאַרבייַטן ביז אַהער אַסיינד ינדאַסיז שוין געגרינדעט קאַסעס. פּאַססינג ונפינישעד געשעפט געטראגן איבער צו די ווייַטער יאָר קייט פון די פּרעזערוויישאַן פון די אָריגינעל נומער.

טיטל פון יעדער פאַל מוזן זיין קלאָר און גאָר דיסקלאָוזד די זאַץ פון די פאַל און די צופרידן פון די דאקומענטן וואָס זענען געשטעלט אין דעם טעקע. אויף אַ טעקע מוזן זיין ספּעסיפיעד אינדעקס און דער פּאָליצע לעבן פון די קאַסטן. קאָנסאָלידאַטיאָן פון קאַסעס איז געטראגן אויס אויף דער באזע פון די נאָמינאַל, למשל, אָרדערס, פּראָטאָקאָלס, ינסטראַקשאַנז און אַזוי אויף. קאַסעס קענען זייַן קאָנפיגורעד אין דעטאַל, למשל, קאָרעספּאָנדענץ מיט אַ זיכער רעפּאָרטער, קאָרעספּאָנדענץ פֿאַר די צושטעלן פון רוי מאַטעריאַלס, קאָרעספּאָנדענץ מיט רעפּאָרטערס, קאַמביינד אויף אַ טעריטאָריאַל יקער, און אַזוי אויף.

ווען גרופּינג דאקומענטן זאָל באַצאָלן ופמערקזאַמקייַט צו די ווערטער פון זייער סטאָרידזש. קענען ניט זיין קאַמביינד אין איין פאַל דאקומענטן פון צייַטווייַליק און שטענדיק סטאָרידזש אָדער פאַרשידענע סטאָרידזש פּיריאַדז. עס איז נישט ערלויבט צו אַרייַננעמען אין דער פּלאַן האַנדלען, ירעלאַוואַנט דאקומענטן אָדער קאָפּיעס אָפּציעס געמערט. אין די פאָרמירונג פון ענינים זאָל זייַן אָפּגעשטעלט אין די בייַזייַן פון אַלע דאָקומענט סיגנאַטשערז און געהעריק רעשוס.

ינדעקסינג ענינים און די סדר פון בילכערקייַט זאָל זיין געמאכט אין סדר פון וויכטיקייַט. דער ערשטער אַוטליינז די מערסט וויכטיק דאקומענטן (אָרדערס, רעגיאַליישאַנז אָדער אנדערע אַדמיניסטראַטיווע דאקומענטן). די נאָומאַנקלייטשער פון ענינים זאָל אַנטהאַלטן ינדעקסיז און כעדינגז פון ענינים, די טערמינען און באדינגונגען פון סטאָרידזש, סדר יוואַקיאַוויישאַן. די קייט פון קאַסעס באוויליקט דורך די געגרינדעט סדר אין דער אָרגאַניזירונג און מסכים מיט די אָפיציר פון דער שטאַט אַרטשיווע פון דער געגנט. אין די סוף פון די יאָר אין די נאָמענקלאַטורע ארויס לעצט רעקאָרד ווייַזונג די נומער פון קאַסעס וואָס האָבן זיך געעפֿנט בעשאַס די יאָר אין יעדער קאַטעגאָריע. איינגעבן קאַסעס פון שטענדיק אַרטשיווינג אָדער באַזייַטיקונג פון צייַטווייַליק סטאָרידזש קאַסעס (בייַ צייַטיקייַט) איז באגלייט לויט צו די געגרינדעט דורך די לימעד אויף אָפיס-אַרבעט פון דער אָרגאַניזאַציע רעכט.