די נויט פֿאַר דאַקיומענטערי באַשטעטיקונג פון דיסיזשאַנז גענומען איז דארף אין סיטואַטיאָנס ווען זיי זענען קאַלעקטיוו. די מערסט פּראָסט וועג צו רעקאָרדירן די קורס פון אַ געשעעניש איז צו נוצן אַ טיפּ פון דאַטן רעקאָרד, אַזאַ ווי אַ פּראָטאָקאָל.
די וואָרט "פּראָטאָקאָל" האט עטלעכע מינינגז - עס קען זיין די געגרינדעט פּראָצעדור פֿאַר אַקשאַנז אין אַ זיכער סיטואַציע, און אַ דילייטפאַל באַאַמטער דאָקומענט מיט דאַטן אויף די קאָנסיסטענט פּראָגרעס פון די דיסקוסיע, דעבאַטעס און באַשלוס-מאכן אין מיטינגז און מיטינגז, קאַנפראַנסאַז און מיטינגז. עס זאָל זיין גענומען אין חשבון אַז עס האט עטלעכע פארמען, אַנדערש אין זייער ציל. מינוט פון דער באַגעגעניש פון טענאַנץ איז אַ דאָקומענט פון אַ עפּעס אַנדערש קאַטעגאָריע ווי, למשל, דער מעלדונג פון די ינוועסטאַגייטינג אויטאריטעטן אָדער אנדערע סופּערווייזערי אויטאָריטעט.
מיטגלידער פון פּערמאַנאַנטלי / צייטווייליקע קאָלעגיאַלער קהילות (קאמיטעטן, שערכאָולדערז 'מיטינגז, רעזידאַנץ, ראַט פון דירעקטאָרס) זענען אונטערטעניק צו פארלאנגט דאַקיומענטיישאַן. דעפּענדינג אויף די באַשלוס גענומען דורך די טשערמאַן פון דער אָרגאַניזאַציע אָדער גרופּע, די מינוט פון די באַגעגעניש קענען זיין געהאלטן אין פול (אַ גרונטיק רעקאָרד פון רעדעס, דעבאַטעס, שאלות און ענטפֿערס) אָדער אַ פאַרקירצט פאָרעם. אין אַלגעמיין, אין די באַגעגעניש, דער סעקרעטאַר אָדער אנדערע פאַראַנטוואָרטלעך מענטש האלט אַ רעקאָרד פון אַלע וואָס איז געשעעניש, קאַלעקץ פֿאַרבונדענע מאַטעריאַלס צוגעשטעלט דורך די פּאַרטיסאַפּאַנץ, און דעמאָלט ברענגט זיי צוזאַמען אין אַ איין דאָקומענט.
ווי פֿאַר די באדערפענישן פֿאַר דעם באַאַמטער פּאַפּיר, זיי זענען אנגעוויזן אין די שטאַט נאָרמאַל רעגיאַלייטינג די ריכטיק פּראָצעדור פֿאַר רעגיסטראַציע. אַזוי, אין די מינוט פון דער זיצונג פון די אָונערז פון טענאַנץ אָדער פארשטייערס פון אנדערע גרופּעס און אָרגאַנאַזיישאַנז, אין דערצו צו די נאָמען פון די דאָקומענט און אָרגאַניזאַציע, די דאַטע פון די געשעעניש און די אַגענדאַ, די דאַטן אויף די טשערמאַן, סעקרעטאַר און די פּאַרטיסאַפּאַנץ זענען דאַווקע ינדיקייץ.
בעקיצער די אַוטליין פון די אינפֿאָרמאַציע איז ווי גייט: איינגעהערט - אַקטאַד (און) - באַשלאָסן / באַשלאָסן. די אָטענטיסיטי פון די דאַטן סטייטיד איז געחתמעט דורך די טשערמאַן און סעקרעטאַר. אויב נייטיק, די זיצונג פּאַרטיסאַפּאַנץ קענען באַקומען ביידע אַ גאַנץ קאָפּיע פון די באַגעגעניש מינוט און אַ עקסטראַקט פון קיין טייל דערפון.
עטלעכע נואַנסיז אויף אינפֿאָרמאַציע דאַטן זייַנען אַ דאָקומענט וואס ריפלעקט די קורס פון קאָלעקטיוו מיטינגז פון די באַפעלקערונג לעבעדיק אין Multi- אַפּאַראַט בנינים. אין דעם פאַל, די דאַטן אויף די פאָרעם פון די געשעעניש (פאקטיש די זאַמלונג פון מענטשן אָדער פאַרפעסטיקט אָפּשטימונג אויף די אַגענדאַ ייטאַמז), די פאַקטיש אַדרעס און די שטח פון די געזאגט דיטאַטשט מעכירעס, די נומער פון קולות פאָרשטעלן און זייער וואָוץ, זענען דאַווקע אַרייַנגערעכנט אין די פּראָטאָקאָל פון די זיצונג פון כאָומאָונערז.
אין דערצו, אַ מאַנדאַטאָרי אַנעקס צו די דאָקומענט איז אַ פאַמיליע רשימה פון פּאַרטיסאַפּאַנץ (אָדער זייער טרעגערס) וואָס ינדיקייץ די נומער פון די וווינונג אין פאַרמעגן. אויב די אָפּשאַצונג פון די טענאַנץ איז געווען באקומען אין אַבזערשאַנערי, די נאָך רשימה זאָל אָנווייַזן נישט בלויז די דאַטן אויף דעם מענטש, אָבער אויך זיין דיסיזשאַנז אויף אַלע ישוז אויף די אַגענדאַ. עס זאָל אויך אַרייַננעמען אינפֿאָרמאַציע וועגן אַ דאָקומענט וואָס באַשטעטיקן דעם אָונערשיפּ אָדער פאַרמעגן פון אַ באַזונדער פּרימיז אין דעם הויז, און דער וועט פון יעדער בירגער אויף די ייטאַמז וואָס זענען אנגעוויזן אין די אַגענדאַ אין פאַרשטיייק און אנגענומען פארמען (שטימען, דיסאַגרי, ייַנאָרדענען). בלויז אונטער דעם צושטאַנד דער פּראָטאָקאָל פון דער זיצונג פון טענאַנץ וועט האָבן לעגאַל קראַפט.