וואָס איז רעקאָרדס פאַרוואַלטונג און דאָקומענט פאַרוואַלטונג?

הצלחה אין געשעפט דעפּענדס אויף זייַן געהעריק אָרגאַניזאַציע. ביידע מאַנאַדזשערז און עמפּלוייז זאָל זיין אַווער אַז אַזאַ פּייפּערווערק. וואָס זענען זייַן פֿעיִקייטן, וואָס טייפּס עס זענען, און וואָס רעגיאַליישאַנז זאָל ווערן גענומען אין חשבון אין דער אָרגאַניזאַציע פון וואָרקפלאָוו?

וואָס איז רעקאָרדס פאַרוואַלטונג

קיין אָרגאַניזירונג, ראַגאַרדלאַס פון אָונערשיפּ און טשאַראַקטעריסטיקס, קריייץ אין די לויף פון געשעפט אַ פאַרשיידנקייַט פון פּאַפּיר. עס קענען זיין ביידע אָרדערס און אותיות, און מעלדעט. אַלע פון זיי געהערן צו די אָרגאַנאַזיישאַנאַל און אַדמיניסטראַטיווע דאַקיומענטיישאַן.

אָפיס אַרבעט - אַ טעטיקייט צו שאַפֿן דאקומענטן פון דער אָרגאַניזאַציע, געטאן דורך זיכער כּללים און רעקווירעמענץ. רובֿ אָפֿט אין די ענטערפּרייזיז אַלאַקייט דעדאַקייטאַד שטעקן, באַשעפטיקונג אין דעם סעקטאָר. אין קליין פירמס סעקרעטאַר פֿונקציע קענען זיין געשטעלט אויף כּמעט קיין אָנגעשטעלטער.

אויב איר פֿאַרשטיין די עסאַנס פון די טערמינאָלאָגיע (וואָס פּייפּערווערק), עס ווערט קלאָר אַז די אָנהייב פון די וואָרט. דעם, העכער אַלע, די פיקסאַטיאָן אויף אַ מאַטעריאַל טרעגער פון באַאַמטער אינפֿאָרמאַציע. בעשאַס דעם פּראָצעס קריייץ אָרגאַנאַזיישאַנאַל און אַדמיניסטראַטיווע דאָקומענטן, וואָס דערנאָך ינישיאַץ זיכער אַקשאַנז.

דער טערמין "קלעריקאַל" באוויזן פֿאַר אַ לאַנג צייַט, אָבער בלויז אין די מיטל פון די לעצטע יאָרהונדערט, Officially גענומען פאָרעם, ווייל פאַרפעסטיקט אין די רעגיאַליישאַנז אין די שטאַט מדרגה.

אָפיס פאַרוואַלטונג און דאָקומענט פאַרוואַלטונג - וואָס איז עס?

דער אָרגאַניזאַציע קענען נישט עקסיסטירן ינדיפּענדאַנטלי פון די געזעץ. עס איז שטענדיק אַ רעקאָרדס פאַרוואַלטונג און דאָקומענט אַדמיניסטראַציע. וואס איז עס, וואָס פֿעיִקייטן פון די אַריבערפירן פּאַפּיר, ווי צו ויספירן זיי? די ישוז זענען סאַלווד דורך ספּעשאַלאַסץ: סעקראַטעריז, אַרטשיוויסץ, עמפּלוייז פון די פּערסאַנעל אָפּטיילונג.

געשעפט קאָרעספּאָנדענץ ינוואַלווז פיקסיר אינפֿאָרמאַציע אויף אַ מאַמאָשעסדיק מיטל, די שאַפונג פון אַ פּאַפּיר אָדער עלעקטראָניש קיילע. ביי זייַן באַזע איז געבויט וואָרקפלאָוו אָרגאַניזאַציע - באַוועגונג סדר אָדער אַ בריוו פון זייַן שאַפונג צו דורכפירונג און שיקן די אַרקייוו אָדער צעשטערונג.

ווי צו דעם אָרט פון געשעפט צייטונגען מיט רעספּעקט צו עמפּלוייז און פאַרוואַלטונג פון דער אָרגאַניזאַציע דאָקומענט איז צעטיילט אין פונדרויסנדיק און ינערלעך. פֿון דער מקור וועט אָפענגען אויף די וועג פאָרויס אָרדערס, אותיות.

ינערלעך דאָקומענט אָרגאַניזאַציע ינוואַלווז די ווייַטערדיק טריט:

• די שאַפונג פון די פּרויעקט דאָקומענט;
• קאָואָרדאַניישאַן;
• פּלאַן דאָקומענט סיינינג, פּאַטינג אַראָפּ די דאַטע און די רעגיסטראַציע נומער; פֿון דער מאָמענט פון רעגיסטראַציע איז געהאלטן Officially ארויס און אנגענומען פֿאַר דורכפירונג;
• צו ברענגען די פּערפּאַטרייטערז און מאָניטאָרינג;
• דורכפירונג פון אָרדערס;
• רעגיסטראַציע פון די דורכפירונג פון דאקומענטן פֿאַר סטאָרידזש, דיפּענדינג אויף די טיימינג און נייטיקייַט;
• צעשטערונג פון געשעפט דאקומענטן מיט אויסגעגאנגען אָדער פּלאַן זיי פֿאַר אַרטשיווינג.

סטאַגעס פונדרויסנדיק דאָקומענט ווי אַ גאַנץ זענען ענלעך, אָבער עס זענען עטלעכע Differences:

• דאקומענטן צוגעשטעלט צו די פירמע פון די אַרויס. דאס פּאַפּיר קענען זיין פאָטער און קינד, צווייגן, רעגיאַליישאַנז פון די אויטאריטעטן פון דער באַאַמטער אויטאריטעטן, הויף אָרדערס, אותיות פון בירגערס.
• אַלע באקומען אין אָרגאַנייזינג געשעפט דאקומענטן required צו אַנדערגאָו די רעגיסטראַציע פּראָצעדור. עס קאָנפירמס אַז זיי זענען גענומען אונטער קאָנטראָל.
• די ווייַטער שריט איז צו אַרבעטן מיט דעם דאָקומענט, הקדמה אָדער פאָרשטעלונג רעקווירעמענץ.
• אויב נייטיק, אַ פאָרמאַל ענטפער איז געמאכט.
• די לעצטע בינע - צייכענונג אויף לאַנג אָדער אַרקייוואַל סטאָרידזש, און עווענטואַל צעשטערונג.

אין דערצו, מיט רעספּעקט צו די פאַרוואַלטונג פון דער אָרגאַניזאַציע זענען די ווייַטערדיק טייפּס פון דאָקומענט:

• אַרוף - פֿון די שקלאַף צו די שרים (יקספּלאַנאַטאָרי הערות);
• דאַונווערד - פֿון די אַדמיניסטראַציע צו די עמפּלוייז (אָרדערס);
• האָריזאָנטאַל - צווישן גלייַך שטעלעס (אקטן, פּראָטאָקאָלס).

אַלע סטאַגעס פון די דאָקומענט איז אין באַוועגונג זענען רעקאָרדעד אין ספּעציעל דזשערנאַלז. זיי קענען ווערן געטאן אין עטלעכע פאַרשידענע וועגן:

• רעדזשאַסטערז פון באַוועגונג דאָקומענטן;
• קאַרדס דאָקומענטן;
• עלעקטראָניש דאָקומענט איז רובֿ פּראָסט אין די וואַסט מערהייַט פון אָרגאַנאַזיישאַנז.

פֿעיִקייטן פון די פּלאַץ פאַרהאַנדלונג

פילע ווונדער וואָס די לעגאַל פּייפּערווערק, און ווי עס דיפפערס פֿון די גאַנץ. קאָורט פאַל - עס איז אַ ביסל אַנדערש שטעלן פון דאָקומענטן און מאַטעריאַל זאָגן. געהעריק סטאָרידזש און באַוועגונג גיט דורכזעיקייַט פון די דזשודישאַל סיסטעם. פּראָצעס קלעריקאַל, ניט ענלעך אָרגאַנאַזיישאַנאַל זאל זיין וואַלאַנטערי. עס איז באגלייט דורך די אָטערייזד מענטשן און איז שטרענג קאַנטראָולד. פֿאַר אים, די רעגולאַטאָרי און געזונט Defined אַלע די טריט אַרויף צו די צעשטערונג.

פֿעיִקייטן פון די סעקרעטאַרי

רובֿ פון די געסט ס עמפּלוייז זייער ווייג געדאַנק פון וואָס פּייפּערווערק און פּייפּערווערק. פֿאַר דעם זעלביקער סעקרעטאַרי - פאַכמאַן טעטיקייט.

סעקרעטאַריאַט ענטערפּריסעס דורכפירן יקערדיק פֿעיִקייטן פון דאָקומענט אַדמיניסטראַציע. די פאָרעם און פֿעיִקייטן פון אַרבעט אָרגאַניזאַציע רעקאָרד בעכעסקעם דינסט ביזנעסער זענען צעטיילט אין די טייפּס:

• סענטראַליזעד - אַלע די סעקראַטעריז זענען אין דער זעלביקער אָפּטיילונג און אונטערטעניק-Chief קלעריקאַל אַרבעטער אָדער עלטער סעקרעטאַרי.
• דיסענטראַלייזד - די סעקראַטעריז און שטעקן Performing זייער דוטיז, פאַרשפּרייטן אַריבער טיילן פון דער אָרגאַניזאַציע און אונטערטעניק צו פאַרשידענע סופּיריערז.
• געמישט - עס איז מערסט פּראָסט אין גרויס אָרגאַנאַזיישאַנז.

פֿעיִקייטן דאָקומענט די פירמע וועט גלייַך אָפענגען אויף וואָס פאָרעם די סעקרעטאַריאַט אנגענומען.

לימעד אויף אָפיס-אַרבעט

רעגאַרדלעסס פון די גרייס און פאָרעם פון אָונערשיפּ, אין קיין אָרגאַניזירונג מוזן זיין אַ נאָרמאַטיווע אַקט רעגיאַלייטינג די באַוועגונג פון דאקומענטן. וואָס איז די לימעד אויף רעקאָרדס פאַרוואַלטונג, און ווי צו מאַכן? דעם אַרויסגעבן איז פון דייַגע ניט נאָר צו סעקראַטעריז אָבער אויך צווישן די לעאַדערס.

לימעד אויף אָפיס-אַרבעט - דעם איז דער ינערלעך רעגולירן פון אָרגאַניזאַציע באוויליקט דורך די סדר אָדער לימעד מאַניואַלז, דוירעסדיק קאַמף. עס ספּעלד אויס אַלע די סטאַגעס פון די דורכפאָר פון דעם דאָקומענט, זענען די רשימות פון הודעות, וועמענס סיגנאַטשערז קענען אָטענטאַקייט באַאַמטער דאקומענטן, דערלאנגט פּלאַן סאַמפּאַלז, בלאַנקס און Forms.

רעקאָרד בעכעסקעם

אין קליין אָרגאַניזאַציעס מיט אַ נידעריק מדרגה פון דאָקומענט (ווייניקער ווי 200 פּער יאָר) איז קיין קשיא אַז דעם רעקאָרד בעכעסקעם. אַלץ איז באַשלאָסן פאָרסעס די עמפּלוייז זיך, אָדער אַפֿילו קאָפּ.

אויב די רעקאָרד בעכעסקעם אַבלאַגיישאַנז זענען נישט פֿאַר דירעקט אָנגעשטעלטער און זענען נישט ספּעלד אויס אין זייַן באַשעפטיקונג אָפּמאַך, עס איז נייטיק צו אַרויסגעבן אַ דעקרעט ענטרוסטינג זייער פֿעיִקייטן. דעם דאָקומענט זאָל דעטאַל צו מאָלן נאָך דוטיז, ריספּאַנסאַבילאַטיז און פאַרגיטיקונג.

פֿעיִקייטן שטעקן רעקאָרדס

אויב דיין אָרגאַניזאַציע אַפּערייץ אַ איין אָנגעשטעלטער, מאַכן זיכער איר וועט מאַכן באַשעפטיקונג דאקומענטן. די קשיא פון וואָס הר אַוצאָרסינג, איז ספּעציעל וויכטיק פֿאַר קאָמפּאַניעס מיט אַ קליין נומער פון עמפּלוייז.

הר אַוצאָרסינג - איז צו ענשור די באַוועגונג פון ספּעציפיש דאקומענטן שייך צו די באַשעפטיקונג פון עמפּלוייז. וסואַללי, די דוטיז געטראגן אויס דורך אַ ספּעציעל אַפּאַראַט - די דעפּאַרטמענט פון מענטשלעך רעסאָורסעס. זייער פֿעיִקייטן אַרייַננעמען אָפּטראָג, פּראַסעסינג און סטאָרידזש פון הר דאקומענטן. כולל די פּראַסעסינג פון פּערזענלעך דאַטן וואָס זענען געהיים.

פּערסאַנעל פּייפּערווערק יוזשאַוואַלי באגלייט סעפּעראַטלי פון די קוילעלדיק העסקעם מיט די כּללים פון פּריוואַטקייט און סטאָרידזש פֿעיִקייטן.

אַפּטאַמאַזיישאַן פון אָפיס

טראָץ דעם גיך אַנטוויקלונג פון דיגיטאַל טעקנאַלאַדזשיז, פילע אָרגאַניזאַציעס זענען שווער צו אַפּטאַמייז די וואָרקפלאָוו. האלט צו פירן די אַלטמאָדיש פּאַפּיר קאָרעספּאָנדענץ און אָנפירן רעגולער לאָגס.

דעם איז רעכט צו צוויי סיבות:

• קעגנשטעל צו כידעש פאַרנעמונג עמפּלוייז;
• מאַנגל פון פינאַנצן.

מאַנאַדזשערז זאָל געדענקען אַז וואָרקפלאָוו אַפּטאַמאַזיישאַן מיט היפּש ינוועסטמאַנץ גיט אַ באַטייַטיק עקאָנאָמיש ווירקונג.