סוד רעקאָרדס אַדמיניסטראַציע: אָרגאַניזאַציע און פאַרוואַלטונג כּללים

פון איצט אויף, דער סוד רעקאָרד בעכעסקעם - ניט נאָר די פּריראַגאַטיוו פון ציבור אויטאריטעטן. דאקומענטן סטאַמפּט סוד הייַנט האט כּמעט יעדער הויפּט געשעפט אָרגאַניזירונג. אין דעם אַרטיקל איר וועט לערנען אַלע וועגן די געהעריק אָנפירן פון סוד דאָקומענטן.

דער געדאנק פון בעסאָדיקייַט אין פּייפּערווערק

קיין אַרבעט טעטיקייט, איין וועג אָדער אנדערן קאָננעקטעד מיט דער סוד אָדער געהיים דאקומענטן, שטענדיק האלט אַ פּלאַץ פון שוועריקייטן, פּראָבלעמס און ריסקס. וואָס איז די סיבה? עס זענען פילע סיבות, צווישן וועלכע די הויפּט איינער איז באַנאַל ינאַביליטי צו קאַמפּאַטינטלי אַרבעטן מיט צייטונגען, ווערינג בעסאָדיקייַט.

פֿאַר אַ אָנהייב עס וואָלט זיין נייטיק צו באַשליסן אַז אַלע איז אַ מיסטעריע. די מיסטעריע האט עטלעכע מינינגז. האָבן צו נעמען אין חשבון די מערסט פּראָסט דעפֿיניציע, דער באַגריף זאָל זיין ינטערפּראַטאַד ווי אַ מין פון אינפֿאָרמאַציע וואָס איז בנימצא בלויז צו אַ באגרענעצט נומער פון פּנים. די מיסטעריע איז ניט צו זיין דיסקלאָוזד, עס זאָל זיין געהאלטן סוד. ווי אַ הערשן, די מיסטעריע איז געווען באַלד פאַרפאַלן, און די אינפֿאָרמאַציע געמאכט בנימצא צו גרויס נומערן פון מענטשן. אַקקאָרדינגלי, די אָרגאַניזאַציע פון סוד פאַרהאַנדלונג ווערט ומנייטיק.

בעסאָדיקייַט

אין דעם מאָמענט, די בעסאָדיקייַט האט עטלעכע יקערדיק טייפּס. אויב מיר זענען גערעדט וועגן אַ סוד אָפיס אַרבעט, איין וועג אָדער אנדערן קאָננעקטעד מיט די ענינים פון שטאַט, אַלע די דאקומענטן זענען צעטיילט אין דרייַ הויפּט טייפּס:

• ספּעציעל וויכטיקייט;
• העכסט געהיים;
• באַאַמטער נוצן.

דעם גריידינג איז פאַרפעסטיקט דורך ספּעציעל Federal געזעץ יולי 21, 1993 "אויף שטאַט. סעקרעץ". וואָס איז יעדער פון וואַלטשערז אויבן?

קלאַססיפיעד ווי "ספּעציעל וויכטיקייט" רעפּראַזענץ די העכסטן שטאַפּל פון בעסאָדיקייַט. געוויינטלעך, אַזאַ אַ סטאַטוס קענען באַקומען ווייַט פֿון יעדער דאָקומענט. לעמאָשל, באַטייַטיק שעדיקן צו די שטאַט אָדער קיין גרופּע פון מענטשן קענען זיין געווענדט אין די פאַל פון ספּעציעל וויכטיקייט האַלדז עפן. אַז איז וואָס די שוץ פון דעם מין פון באַטייַטיק דאקומענטן.

קלאַססיפיעד ווי "אויבן סוד" איז אויך אַסיינד צו דאקומענטן מיט עטלעכע סאָרט פון שטאַט סוד. שטרענג רעגולירן ווען דילינג מיט דעם מין פון צייטונגען אין דעם פאַל איז דער כאַלמאַרק.

סטאַמפּט "באַאַמטער נוצן" טוט נישט צושטעלן אַ הויך-זיכערהייַט דאקומענטן, אָבער, סאַווירלי לימאַץ זייער נוצן. דאס מין פון סוד פּייפּערווערק אינסטאַלירן, יוזשאַוואַלי אין געשעפט סטראַקטשערז.

דער סדר פון גריידינג

די פּראָצעדור פֿאַר קלאַססיפיינג אַלע פון די געזעץ אויך יסטאַבלישיז אַ שטאַט. סוד געהייסן אויבן. לויט צו דעם דאָקומענט, אין געהיים, אונטער צו די שטאַט, קענען אַרייַננעמען:

• אינפֿאָרמאַציע וועגן דעם מיליטעריש קויל;
• אינפֿאָרמאַציע וועגן עקאָנאָמיק, ינזשעניעריע אָדער וויסנשאַפֿט;
• וועגן פרעמד פּאָליטיק אָדער עקאָנאָמיש ספערעס פון אינפֿאָרמאַציע;
• אינפֿאָרמאַציע וועגן קאָונטערינטעלליגענסע, אַפּעריישאַנאַל און ינוועסטאַגייטיוו טעטיקייט פון די אַנטי-טעראָריסט פּאָליטיק, און אַזוי אויף. ד.

ווי דאקומענטן זענען צו זיין געהאלטן סוד? די הויפּט זאַך צו טאָן איז די בייַזייַן פון ספּעשלי אָטערייזד עקספּערץ. מענטשן מיט ספּעציפיש עקספּערטיז ארבעטן צו אַנטוויקלען זיכער סטאָרידזש פון זיכער סיקיוראַטיז. עס סאַלעקץ די מערסט צונעמען זיכערהייַט גריידינג, אין לויט מיט וואָס עס איז ווייַטער אַרבעט. אין פאַקט, דער סוד רעקאָרד-בעכעסקעם - אַ ריזיק קויל מיט זייַן עמפּלוייז און מאַנאַדזשערז.

סיסטעם פעסטקייַט פּרינציפּ פון בעסאָדיקייַט

פֿאַר די מערסט קאָמפּעטענט דיטערמאַנינג דער גראַד פון פּריוואַטקייט מוזן זיין פּיריאַדיקלי געווענדט ספּעציעל פּרינסאַפּאַלז. די ווייַטערדיק דיסקוסיע פאָקוסעס אויף די דעפֿיניציע פון אַ מיסטעריע אין די פּייפּערווערק - אויף סיסטעם פּרינסאַפּאַלז. וואָס איז עס?

דער הויפּט שטריך פון די סיסטעם צוגאַנג - ספּעציעל אכטונג צו דער פּראָבלעם פון קלאַססיפיינג ווי אַ גאַנץ. זייַן הויפּט פֿונקציע איז צו האַלטן די צוויי מיוטשואַלי ינפלוענסינג טרענדס: אויף די איין האַנט, צו פאַרמייַדן די פאַרשפּרייטן פון וויכטיק אינפֿאָרמאַציע; אויף די אנדערע - צו ויסמייַדן מאַסע גריידינג און קאָנסעקווענט פּראָבלעמס.

ווי טוט בעכעסקעם דער סוד פון אָפיס? עס זענען צוויי הויפּט מעקאַניזאַמז: אָווערסטאַטעמענט און אַנדערסטייטמאַנט פון בעסאָדיקייַט. אָווערסטאַטעמענט באטייטיק נעראָוז די מעגלעכקייט צו וועקסל די נייטיק אינפֿאָרמאַציע, רעדוקציע וויקאַנז דעם פּראָצעס.

אנדערע פּרינסאַפּאַלז

וואָס אנדערע פּרינציפּן און כּללים פון דער סוד פאַרהאַנדלונג קענען זיין אונטערשיידן? אין דערצו צו די סיסטעמען, עס איז כדאי צו באמערקן אויך אַבדזשעקטיוויטי. וואָס ס די פונט? אויב איר געבן אַ קורץ באַשרייַבונג, דעמאָלט עס סאָונדס ווי גייט: ווען דילינג מיט סוד דאָקומענטן קענען ניט זיין גיידאַד דורך אַלע סאָרץ פון סאַבדזשעקטיוו קוקן און אַסאַמפּשאַנז. עס מוזן זיין אַ זיכער שטעלן פון כּללים, לויט צו וואָס, און וועט זיין דעוועלאָפּעד אַלע די נייטיק מיטלען.

דער פּרינציפּ פון אַפּטאַמאַזיישאַן - איז אן אנדער יקערדיק עלעמענט פון דער סוד אָפיס. זייַן הויפּט שטויס איז אַז די קלענסטער סומע פון דאַטן אין קלאַססיפיעד דאקומענטן - איז דער בעסטער און אָפּטימאַל לייזונג. רעשט אינפֿאָרמאַציע וועט נאָר שטערן די נייטיק מדרגה פון זיכערהייַט.

פּעריאָדיש דורכקוק פּרינציפּ איז קעסיידערדיק מאָניטאָרינג פון דער סוד דאָקומענטן.

אויף אַמענדמענץ צו די סוד דאָקומענטן

ווי שוין דערמאנט, דער גראַד פון בעסאָדיקייַט פון אַ דאָקומענט איז באשלאסן לויט צו אַ ספּעציפיש רשימה פון דאַטן. נאָך די גריידינג פון די דאקומענטן וועט זיין קלאַססיפיעד און געשיקט צו סטאָרידזש. איז עס מעגלעך צו מאַכן ענדערונגען צו די דאקומענטן?

ינסטראַקשאַנז סוד אָפיס אַרבעט, וואָס כולל די Federal תורה אויף די שטאַט. סוד, פיקסעס אַ נומער פון אָביעקטיוו סיטואַטיאָנס און צושטאנדן אונטער וואָס דאקומענטן זענען צו וועריינג דיגריז, אונטער צו רעוויזיע. עס זאָל זיין אנגעוויזן, אָבער, אַז די טערמין פֿאַר דעקלאַססיפיקאַטיאָן אָדער טוישן דאקומענטן זאָל ניט יקסיד 30 יאר. ויסנעם - די באַשלוס פון אַ ספּעציעל ינטערדעפּאַרטמענטאַל קאָמיסיע. ווי איז דער פאַל מיט אַ קלאַססיפיינג, אַרבעט צו אַראָפּנעמען אָדער רעדוצירן די בעסאָדיקייַט געמאכט ספּעציעל אָטערייזד דורך די גרופּע פון מענטשן.

צעשטערונג פון געהיים דאקומענטן

דער באַשלוס אויף דער צעשטערונג פון אַ סוד דאָקומענט דעפּענדס אויף די בעסאָדיקייַט ימפּאָוזד אויף אים. אויב די האַלדז מיט אַ צייכן פון ספּעציעל וויכטיקייט אָדער העכסט געהיים קיין שאלות ווידער סאַלווז די ינטערדעפּאַרטמענטאַל קאָמיסיע. אויב עס ס אַ האַנדל סוד, די סוד דאָקומענטן פון אַ ענטיטי, עס איז נייטיק צו קאַנווין אַ ספּעציעל קאָמיסיע פון עקספּערץ און יגזעקיאַטיווז. עס וועט אַדרעס אָרגאַנאַזיישאַנאַל ענינים און פאַרוואַלטונג מוזן געבן דערלויבעניש.

די צעשטערונג פּראָצעס נעמט אָרט, יוזשאַוואַלי קאַנסיסטינג פון דרייַ אָדער מער מענטשן. פּאַפּיר חרובֿ מיט די הילף פון ספּעציעל מאשינען - פּאַפּיר קאַנווערטינג מאשינען. מוזן טראָגן אַ צייכן אין די רעגיסטראַציע Forms, ספּעסיפיעס די אַקאַונטינג דאַקיומענטיישאַן. עס זאָל אויך זיין אנגעוויזן אַז די צעשטערונג פון געהיים דאקומענטן זאָל ווערן געטאן אין פּאַראַלעל מיט די אַבאַלישאַן פון ינערלעך ינוואַנטאָרי.

כּללים פון פּריוואַט אָפיס

די ווייַטערדיק דיסקוסיע פאָקוסעס אויף די סוד דאָקומענטן פון קאָמפּאַניעס אָדער אנדערע געשעפט ענטיטיז. ווען ארבעטן מיט סוד דאָקומענטן דאַרפֿן צו באַטראַכטן אַ ווייניק יקערדיק כּללים און רעקווירעמענץ. עס איז ווערט צו הויכפּונקט די מערסט וויכטיק פּוינץ:

• איר מוזן נאָכקומען מיט שטרענג קאָנטראָל איבער די צוטריט פון אַנאָטערייזד מענטשן צו די דאקומענטן. מיר זענען גערעדט וועגן די שטעקן. אזוי, דער זיכערהייַט מוזן זיין געגרינדעט דורך אַ היטן אָדער זיכערהייַט דינסט.
• עס איז נייטיק צו אַקיעראַטלי באַשטימען די מענטשן ענטייטאַלד צו אַרבעטן מיט סוד דאָקומענטן. אַקקאָרדינגלי, זיי זאָל געבן, און ספּעציעל כוחות.
• אַ קלאָר לימעד (מעמאָו) צו אַרבעטן מיט סוד דאָקומענטן זאָל זיין דעוועלאָפּעד. אַלע ווייַטער אַרבעט זאָל ווערן אָרגאַניזירט אין שטרענג לויט מיט עס.
• מיט עמפּלוייז זאָל זיין גענומען נאָנדיסקלאָסורע העסקעם פון געשעפט און אינדוסטריעלע סיקריץ.
• עס זאָל זיין אַ שטענדיק פינאַנציעל ינסיניווז פֿאַר מענטשן ענטייטאַלד צו צוטריט צו קלאַססיפיעד דאקומענטן. אין באַזונדער, קיין סוד אָפיס אַרבעט מענטש מוזן זיין אונטער די פּערזענלעך פירערשאַפט פון קאָנטראָל.

אַז ס אַלע די גרונט כּללים אַז מוזן זיין נאכגעגאנגען ווען דילינג מיט געהיים אָדער סוד דאָקומענטן.

דוטיז פון עקספּערץ אויף סוד דאָקומענטן

דוטיז פון עמפּלוייז וואס האָבן צוטריט צו סוד רעקאָרדס פאַרוואַלטונג, אין יעדער אַנדערש פירמע. אין קיין פאַל, עס איז ניט אַזאַ זאַך ווי נאָרמאַל ינסטראַקשאַנז פֿאַר ארבעטן מיט קלאַססיפיעד דאקומענטן. אָבער, עס איז נאָך מעגלעך צו ידענטיפיצירן די מערסט פּראָסט און פּראָסט ווייזט אַז זאָל ווערן דערמאנט יעדער אָנגעשטעלטער וואס דילז מיט סוד צייטונגען. אין באַזונדער, מיר זענען גערעדט וועגן די פאַקט אַז:

• דער אָנגעשטעלטער איז פּערסנאַלי פאַראַנטוואָרטלעך פֿאַר די סטאָרידזש, פּרעזערוויישאַן אָדער אָלטעריישאַן פון דאקומענטן.
• דער אָנגעשטעלטער מוזן זיין ווידזשאַלאַנט, פאַראַנטוואָרטלעך און אַטענטיוו. קיין Attempts דורך אַנאָטערייזד מענטשן צו צוטריט די דאַקיומענטיישאַן זאָל זיין מיד סטאַפּט.
• דער אָנגעשטעלטער מוזן וויסן און נאָכקומען מיט די ינסטראַקשאַנז אויף ווי צו אַרבעטן מיט סוד דאָקומענטן.

אין דערצו, איר מוזן הויכפּונקט די פאַקט אַז דער מומחה איז פאַרבאָטן צו טאָן. די אַרייַננעמען:

• הודעות דורך קיין אַנאָטערייזד מענטשן פון קלאַססיפיעד אינפֿאָרמאַציע;
• באַזייַטיקונג, טראַנספּערטיישאַן אָדער מאָדיפיצירן דאקומענטן אָן די וויסן פון פאַרוואַלטונג;
• פאַמיליאַריזאַטיאָן מיט די דאקומענטן אויף ענינים וואָס טאָן ניט פאַלן אונטער די דזשוריסדיקשאַן פון דער אָנגעשטעלטער;
• צעשטערונג פון דאקומענטן אָן די וויסן פון אַדמיניסטראַציע.

אויסזען פון סוד דאָקומענטן

עס זאָל רעזולטאַט אין דער רובֿ גענעראַל אינפֿאָרמאַציע וועגן וואָס זאָל קוקן ווי די דעקן פון סוד דאָקומענטן. כּמעט קיין סוד רעקאָרדס פאַרוואַלטונג אָפּטיילונג קאָנסאָלידאַטעס די ווייַטערדיק כּללים:

• אויבערשטער רעכט ווינקל - זיכערהייַט גריידינג;
• AFC - ינוואַנטאָרי נומער;
• האָבן דאקומענטן סטאַמפּט גאנץ בעסאָדיקייַט זאָל זיין די רויט שורה פון דער אויבערשטער רעכט ווינקל;
• שיץ זאָל זיין געציילט און סעוון פאָדעם.

געוויינטלעך, עס זענען פילע אנדערע רעקווירעמענץ פֿאַר דעם טיפּ פון סיקיוראַטיז. אָבער, מאָומאַנץ דערמאנט אויבן פאַרבינדן צו כּמעט קיין פאָרעם פון סוד דאָקומענטן.